Adjointe exécutive au vice-président exécutif, opérations et chef de la direction

Titre : Adjointe exécutive au vice-président exécutif, opérations et chef de la direction commerciale
Domaine : Haute technologie
Statut : Régulier
Genre : Temps plein
Salaire : à déterminer
Date d’embauche : dès que possible

 

Résumé du poste

Ce poste servira de bras droit au vice-président exécutif, Opérations et chef de la direction commerciale, tout en soutenant l’équipe de direction et de haute direction.

Avec une attention aux détails, la personne idéale aura la capacité d’exercer un bon jugement dans une variété de situations, avec de solides compétences en communication écrite et verbale, en administration et en organisation. Vous devez avoir la capacité de travailler de manière autonome sur des projets, de la conception à la réalisation, et être capable de travailler parfois sous pression pour gérer une grande variété d’activités et de questions confidentielles avec discrétion.

 

Role and Responsabilités

  • Gérer l’horaire du vice-président exécutif, Opérations et directeur commercial (EVP et CCO), y compris les agendas, le courrier, les courriels, les appels, les préparatifs de voyage et autres logistiques de l’entreprise ;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’EVP et le CCO pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en faisant un suivi approprié. Agir comme un « baromètre », avoir une idée des problèmes qui surviennent dans l’environnement et tenir le VPE et le CCO informés. Anticiper les besoins des EVP et CCO avant les réunions, conférences, etc. ;
  • Servir de point de contact principal pour les circonscriptions internes et externes sur toutes les questions relatives à l’EVP et au CCO, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique. Prioriser et déterminer le plan d’action, le renvoi ou la réponse appropriés, en exerçant son jugement pour refléter l’approche et la politique de l’organisation de la vice-présidente exécutive et du chef de la conformité ;
  • Gérer la logistique des voyages (réservations de vols et d’hôtels, visites de clients, visites de fournisseurs, inscriptions à des conférences, etc.);
  • Assister la direction et la haute direction dans la gestion quotidienne, la planification des réunions, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux ;
  • Servir de « passerelle » pour l’EVP et le CCO, en fournissant un pont pour une communication fluide entre l’EVP et le CCO, et le personnel, en faisant preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien avec l’équipe de direction. Compléter les projets en attribuant le travail au personnel approprié, y compris l’équipe de la haute direction, au nom du vice-président exécutif et du chef de la conformité ;
  • Préparer et réviser des documents, y compris de la correspondance, des rapports, des brouillons, des notes de service, des courriels, du matériel de présentation et des supports à l’aide des outils MS Office365 ;
  • Faciliter des communications fluides entre l’EVP et le CCO et les collègues et entre l’EVP et le CCO et les parties externes telles que les clients, les médias et le public ;
  • Aider à la création, au formatage et à la maintenance de la documentation globale ;
  • Participer à des projets spéciaux et à des missions tout en maintenant un haut degré de confidentialité ;
  • Saisir et tenir à jour les contacts EVP et CCO dans MS Dynamics CRM ;
  • Aider à la planification, à la coordination et à l’organisation de toutes les exigences d’événements à grande échelle, de conférences et d’activités d’équipes de cadres et de cadres supérieurs ;
  • Traiter les demandes externes et internes avec beaucoup de tact et de diplomatie;
  • Surveiller, répondre et distribuer les communications entrantes ;
  • Aider à la rédaction de propositions et de devis ;
  • Agir à titre de personne-ressource auprès des collègues du service en ce qui a trait aux questions administratives;
  • Traiter les notes de frais;
  • La gestion des contrats;
  • Effectuer d’autres tâches au besoin. 

 

Formation et expérience

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou l’équivalent;
  • 6 à 8 ans d’expérience en tant qu’assistante de direction, incluant le soutien de cadres de niveau C;
  • Compétences informatiques avancées dans MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote et Dynamics CRM. 

 

Aptitudes et compétences

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français;
  • Multitâche et priorisation dans un environnement en évolution rapide avec une attention particulière aux détails, à la précision et à la rapidité ;
  • Ingénieux, soucieux du détail et capable de développer, d’exécuter, de diriger et de suivre des projets, des programmes et des missions complexes ;
  • Capable d’apprendre rapidement et de travailler de manière autonome, tout en adoptant une attitude d’équipe ;
  • Extrêmement proactif, avec un comportement énergique et professionnel et un sens aigu de l’urgence;
  • Bon jugement démontré, capacité à traiter des questions hautement confidentielles et sensibles;
  • Faire preuve d’honnêteté, d’intégrité et de loyauté, honorer ses engagements et se comporter de manière cohérente ;
  • Solides compétences en résolution de problèmes;
  • Solides compétences interpersonnelles.

Attitude

  • Joueur d’équipe
  • Autonome Organisé
  • Motivé
  • Proactif

 

Notre Offre

  • Ambiance de travail dynamique au sein d’une entreprise de haute technologie travaillant au sein de l’écosystème mondial de l’imagerie
  • À plein temps
  • Quatre (4) semaines de vacances
  • Emplacement au centre-ville de Montréal
  • Entreprise en expansion

 









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